Risico management

Risico management, inclusief integriteit

In onderstaande paragrafen is beschreven op welke wijze Stichting Water for Life met risico’s omgaat.

OPERATIONELE RISICO’S

Zodra het bestuur van Stichting Water for Life een projectvoorstel goedkeurt, wordt deze onder verantwoordelijkheid van VEI uitgevoerd in Afrika, Azië of Latijns-Amerika. VEI is een dochterorganisatie van de Nederlandse drinkwaterbedrijven Vitens en Evides Waterbedrijf. VEI neemt als projectuitvoerder, in samenwerking met een lokaal waterbedrijf, de risico’s voor de projectuitvoering, kosten voor supervisie, valutarisico’s en eventuele budgetoverschrijdingen voor haar rekening. Stichting Water for Life heeft daarom geen operationele risico’s. Na goedkeuring van een projectvoorstel door het bestuur van Stichting Water for Life, start VEI met de aanbesteding. De beste aanbieder wordt gecontracteerd volgens de afgesproken aanbestedingsprocedure. Betalingen worden gedaan op basis van verantwoording van kosten, conform budget en onderworpen aan supervisie door de vertegenwoordigers van VEI en het lokale waterbedrijf.

FINANCIËLE RISICO’S

Per bestuursvergadering worden de ingediende voorstellen voor cofinanciering getoetst aan de beschikbare fondsen voor de doelstelling. Getoetst wordt of de direct beschikbare middelen (fondsen) voldoende zijn om een projectvoorstel goed te keuren. De projecten worden uitgevoerd door VEI, welke iedere bestuursvergadering een voortgangsrapportage indient bij het bestuur. Indien nodig kan er tijdig worden bijgestuurd en aanpassingen in de projecten worden ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. De financiële risico’s van projectuitvoering zoals meerwerk en valutarisico’s zijn voor rekening van VEI.

FINANCIËLE VERSLAGGEVING EN WET- EN REGELGEVING

De jaarrekening van Stichting Water for Life wordt opgesteld in overeenstemming met de Richtlijn voor de jaarverslaggeving ‘Richtlijn 650 Fondsenwervende organisaties’. De jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant gecontroleerd. De controleverklaring van de onafhankelijke accountant is onderdeel van het jaarverslag.

FINANCIËLE BELEID

Het financiële beleid van Stichting Water for Life is om geen financiële risico’s te lopen. Dit betekent dat er niet meer financiering wordt toegekend dan er beschikbaar is. Iedere euro wordt besteed aan projectvoorstellen overeenkomstig met de statuten en projectcriteria van Stichting Water for Life.

BELEID TEN AANZIEN VAN DE FUNCTIE EN OMVANG VAN RESERVES EN FONDSEN

Stichting Water for Life loopt geen financiële risico’s en heeft derhalve geen continuïteitsreserve. Projecten worden gefinancierd uit direct beschikbare fondsen.

BELEGGINGSBELEID

Stichting Water for Life heeft geen beleggingen. Beschikbare middelen worden ieder half jaar toegekend aan nieuwe projecten.

JURIDISCHE STRUCTUUR

Stichting Water for Life is statutair gevestigd in Utrecht en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 08122687. Correspondentieadres is: Stichting Water for Life, Reactorweg 47, 3542 AD Utrecht. Sinds 1 januari 2008 is Stichting Water for Life door de Belastingdienst aangemerkt als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI; RSIN nummer 816131041). Sinds 1 januari 2020 is Stichting Water for Life door het CBF erkend als Erkend Goed Doel.

DIRECTIESTATUUT

Taken en verantwoordelijkheden van de directeur Water for Life zijn beschreven in het directiestatuut. Deze is te vinden via deze link.

RISICO-MANAGEMENT VEI

Het voorkomen en mitigeren van integriteitsrisico’s maakt deel uit van dit risicomanagement van VEI. De risico-inventarisatie en mitigerende maatregelen worden jaarlijks geactualiseerd en in het jaarverslag van VEI gepubliceerd. Jaarverslagen kunnen worden geraadpleegd via de volgende link: Publications | VEI.

Integriteit en grensoverschrijdend gedrag

MEDEWERKERS VEI EN NEDERLANDSE DRINKWATERBEDRIJVEN

De werkzaamheden ten behoeve van Stichting Water for Life worden uitgevoerd door medewerkers van VEI en de aangesloten (Nederlandse en lokale) waterbedrijven. De gedragscode en het integriteitsbeleid van VEI en de aangesloten waterbedrijven zijn ook van toepassing op inzet voor Stichting Water for Life activiteiten. Dat betekent dat de voorgenoemde medewerkersgroepen meldingen of klachten met betrekking tot integriteit bij de hun bekende vertrouwenspersonen en via de hun bekende procedures indienen.

Indien er meldingen van schendingen zijn (geweest) worden deze gerapporteerd in het gepubliceerde jaarverslag.

GEDRAGSCODE

Medewerkers die voor of namens VEI betrokken zijn bij een project volgen een Gedragscode. De Gedragscode bevat onder andere bepalingen met betrekking tot:

• Het respectvol omgaan met mens en milieu (ook online) en lokale waarden en gebruiken.
• Belangenverstrengeling en ongewenste afhankelijkheden dienen voorkomen te worden en corruptie niet wordt getolereerd.
• Betrouwbaar, transparant, professioneel en verantwoordelijk gedrag; bewaken van de goede naam van VEI, het lokale waterbedrijf en de Nederlandse drinkwaterbedrijven.
• Respecteren van andermans privacy en persoonlijke informatie.

BEWONERS PROJECTGEBIEDEN

Bewoners (begunstigden) die lokaal toegang tot water of sanitatie krijgen, kunnen hun melding of klacht m.b.t. integriteit en grensoverschrijdend gedrag indienen bij het lokale waterbedrijf of een lokale autoriteit, zoals een toezichthoudende instantie.

MELDPUNT INTEGRITEIT EN GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG

Meldingen m.b.t. integriteit in de Water for Life projecten en/of over grensoverschrijdend gedrag van VEI medewerkers of medewerkers van Nederlandse drinkwaterbedrijven kunnen (anoniem) worden gedaan via integritywaterforlife@gmail.com. De voorzitter van Stichting Water for Life heeft toegang tot deze meldingen en bepaalt samen met de melder de vervolgstappen. Hierbij wordt onder andere besproken of de melding/melder anoniem blijft. Afhankelijk van de aard van de melding kan de voorzitter van Stichting Water for Life: 1. de melder doorverwijzen naar een (externe) vertrouwenspersoon voor advies en ondersteuning van de melder, 2. Contact opnemen met de directeur van Stichting Water for Life 3. en/of contact opnemen met senior leidinggevenden van VEI en de Nederlandse drinkwaterbedrijven en de beoogde interventies bespreken.

KLACHTEN

Klachten van algemene aard kunnen via info@waterforlife.nl worden ingediend (zie ook Algemene Voorwaarden) en worden behandeld door de directeur van Stichting Water for Life.